Доп соглашение к трудовому договору об изменении фамилии работодателя

Дополнительное соглашение к трудовому договору о смене фамилии и паспортных данных: образец при изменении личных сведений работника

Доп соглашение к трудовому договору об изменении фамилии работодателя

Трудовой договор представляет собой основной документ, который регулирует отношения трудового характера, возникающие между трудящимся и работодателем.

Представленное соглашение содержит в себе основную информацию относительно производственной функции, порядке и особенностях ее выполнения, а также о финансовом вознаграждении за ее реализацию.

Указанный документ носит индивидуальный характер и отображает основные данные о сотруднике. При возникновении необходимости внести какие-либо коррективы в текст договора, между работником и дирекцией предприятия (организации) заключается дополнительное соглашение соответствующего характера.

Одной из наиболее распространенных причин внесения изменений в договор является смена данных основного удостоверения личности – паспорта гражданина.

Нужно ли менять ТД при изменении паспортных данных работника?

ТК РФ возлагает на работодателя обязательство по надлежащему оформлению приема сотрудников на работу. Официальное трудоустройство осуществляется исключительно путем оформления следующих документов:

  • Приказа о назначении на должность.
  • Трудового договора.

Первый документ имеет силу распорядительного акта, а второй конкретизирует все аспекты взаимоотношений работника, вне зависимости от его должности, и работодателя.

Трудовой договор раскрывает понятие трудовой функции определенного работника, конкретизирует порядок ее выполнения, а также дублирует отдельные положения актов, имеющих локальное значение (коллективного договора (например, оплата труда) и правил внутреннего распорядка (например, рабочее время – длительность смены, количество рабочих дней, длительность учетного периода и время отдыха – перерывы, выходные, праздники, отпуск и т.д.).

В отличии от коллективного договора, с которым под роспись ознакамливаются все работники предприятия (организации) в связи с закреплением общих норм для всего коллектива, трудовое соглашение носит индивидуальный характер и содержит сведения о конкретном работнике, являющемся стороной, подписавшей соответствующий документ.

В ходе производственного процесса могут возникнуть обстоятельства, в связи с которыми в трудовой договор необходимо внести поправки или изменения.

Одной из указанных причин является смена работником данных основного удостоверения личности – паспорта трудящегося. В паспорте может быть изменена фамилия (на основании официальных документов, например, свидетельства о заключении брака или о разводе), серия и номер документа, прописка и пр.

Не все изменения данных паспорта являются основанием для исправления положения трудового договора.

В соответствии с Инструкциями, внесение коррективов в трудовое соглашение возможно следующими способами:

  • редактуры (корректировки старых сведений на новые путем исправления);
  • заключения дополнительного соглашения о поправках определенных сведений.

Законодатель не предоставляет возможным менять полностью трудовое соглашение при смене сотрудником своих паспортных данных. Их изменение возможно путем применения указанных выше способов.

Можно ли составить доп соглашение при смене ФИО?

В случае официальной смены работником своей фамилии в ходе производственного процесса, сотрудникам кадрового отдела необходимо отобразить указанные изменения во всей документации.

Основаниями внесения соответствующих правок является фактическая смена работником фамилии, что подтверждается документально, а также заявления самого трудящегося с прошением внесения соответствующих коррективов в кадровую документацию.

Исправить фамилию в трудовом договоре можно двумя способами – корректировочным, при котором старая фамилия зачеркивается, а новая прописывается сверху, над ней, или путем подписания дополнительного соглашения аналогичного смысла.

В двух представленных вариантах основанием на смену фамилии в трудовом договоре будет являться приказ работодателя.

Как составить правильно?

Дополнительное соглашение о смене фамилии составляется в соответствии с общими правилами делопроизводства самим руководителем предприятия (организации) или уполномоченным дирекцией компании лицом.

Указанное соглашение составляется на основании ходатайства сотрудника о внесении в производственную документацию изменений в части его фамилии.

Скачать образец

Скачать образец доп соглашения к трудовому договору о смене фамилии – word.

Скачать образец дополнения об изменении оклада можно в этой статье.

Образец доп соглашения при изменении должности работника можно скачать здесь.

При совмещении должностей — образец.

По результатам специальной оценки условий труда — скачать.

Выводы

При смене основных данных паспорта работника, следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести в указанный документ соответствующие корректировки.

Соглашение составляется со стороны работодателя и подписывается сторонами договора.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/priem-na-rabotu/trudovoj-dogovor/dop-soglashenie-k-td-pri-smene-familii.html

Порядок оформления доп. соглашения к трудовому договору об изменении фамилии

Доп соглашение к трудовому договору об изменении фамилии работодателя

Смена фамилии – достаточно распространённое явление в трудовой среде, в процессе которого можно опционально заключить доп. соглашение к трудовому договору об изменении фамилии (образец 2021 года).

Изменение фамилии (регламентируется ФЗ № 3 за 2006 год) подразумевает обновление персональных данных, а это значит, что все документы, содержащие ФИО сотрудника, нужно обновить.

Если проигнорировать обновленные данные, то в определенный момент может возникнуть неразбериха с бумагами подчиненного во время визита инспектора.

Нормативная база

О смене фамилии в контексте трудового контракта идет речь в статье № 57 ТК РФ. Она содержит информацию о том, что все недостающие данные необходимо вносить в договор. Однако некоторые юристы утверждают, что новая фамилия относится к измененным, а не к недостающим данным, поэтому можно сделать вывод, что ТК РФ  четко не регулирует этот процесс.

Во избежание возможных нарушений трудового законодательства все же рекомендуется составить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии. Таким образом, трудовые отношения между руководителем и работником будут продолжаться на легитимных основаниях.

Когда можно менять фамилию

К возможным ситуациям, когда сотрудник прибегает к смене фамилии, относят:

  • вступление в брак (берется фамилия жены или мужа);
  • когда человека не устраивает его фамилия;
  • после прохождения операции по смене пола и т.д.

Действия работника

Смена фамилии проходит по инициативе самого сотрудника. ТК РФ не требует, чтобы заявление оформлялось в письменной форме, однако целесообразно оформить его именно таким образом.

Перед тем как внести изменения в трудовой договор, к заявлению необходимо добавить ксерокопию документа, удостоверяющего личность, где указана обновленная информация, а также документ, который выступает в качестве подтверждения самого факта смены персональных данных (в большинстве случаев это – свидетельство о заключении брака). Получив заявление, руководитель обязуется составить приказ.

Составление приказа

Подготовкой указа занимается сам руководитель или его уполномоченное лицо, оперирующее кадровыми вопросами. Если речь идет о крупных предприятиях, то там составление приказа может поручаться даже обычному бухгалтеру из отдела кадров или секретарю. Факт заключения указа вносится в журнал регистрации приказов.

Унифицированного бланка с образцом составления приказа о дополнительном соглашении нет, но при его составлении рекомендуется указывать следующую информацию:

  • наименование компании;
  • название документа («ПРИКАЗ»);
  • номер указа, а также дата его составления;
  • следующие слова: «В связи с заявлением от (имя сотрудника), которое содержит информацию об обновлении его персональной информации, приказываю: в такой-то срок подготовить дополнительное соглашение. Ответственность за исполнение приказа полагается на (имя подчиненного)».

Заключения дополнения недостаточно для изменения персональных данных сотрудников.

На основе приказа также требуется отредактировать ФИО в трудовой книжке, добавить изменения в личную карточку формата Т-2, табель и график работы.

Кроме того, потребуется запросить новую карточку для выплаты зарплаты и страховой полис. Далее во всех последующих документах необходимо указывать новую фамилию.

Дополнительное соглашение

Существует достаточно много разновидностей доп. соглашений, поскольку трудовое законодательство РФ требует заключать такие документы при смене любых существенных положений трудового договора, при этом составляется соглашение исключительно в двухстороннем порядке.

В документе нужно попросту продублировать часть трудового договора с ФИО работника, при этом изменив в нем фамилию. Номер доп. соглашения к трудовому договору об изменении фамилии (образец 2021 года) зависит от количества дополнений к контракту.

Дополнение к договору о смене фамилии обязательно нужно хранить в двух экземплярах (один из них выдается на руки сотруднику) – оно будет выступать в качестве доказательства в случае возможных трудовых споров.

Куда более трудоемким выходом будет редактирование содержания самого договора, после чего стороны обязуются заново заверить соглашение своими подписями. Бывают примеры, когда с целью страховки от возможных конфликтов, кадровые специалисты одновременно вносят поправки в договор, а также заключают дополнение к нему.

Запись в трудовой книжке

Как было сказано выше, при изменении паспортных данных необходимо вносить новую запись в трудовую книжку, при этом действуют нижеуказанные правила:

  1. Вносить поправки в книжку можно только на основе удостоверяющего личность документа (паспорт или свидетельство).
  2. В документе указывается точная дата смены персональных данных.
  3. Обновленные данные указываются на титульной странице книжки.
  4. Прежнюю фамилию необходимо перечеркнуть чертой (новая фамилия может писаться как вместе со старой фамилией, так и под ней).
  5. Изменения заверяются печатью кадровой службы.

Внесение данных в личную карточку

Как и в случае с трудовой книжкой, бывшая фамилия сотрудника зачеркивается, а рядом указывается актуальная информация. Новую фамилию также можно записать в разделе «Дополнительные сведения», который есть во всех карточках дополнительного образца.

Кроме того, кадровые специалисты могут попросту распечатать нужную страницу личной карточки, чтобы отредактировать данные. На оригинальной странице делается запись о том, что страница устарела в связи с обновлением ФИО.

Чем грозит сторонам отсутствие дополнения к соглашению

Решение о составлении дополнения к трудовому договору является опциональным, поскольку ФИО, в отличие от места работы или условий труда, не входит в перечень существенных положений контракта. Факт изменения фамилии вообще может не рассматриваться договоренностью между двумя сторонами, поэтому доп. соглашение не является обязательным.

Важно! Если дополнение к контракту составляется по желанию работодателя, то вносить поправки в трудовую книжку и карточку Т-2 нужно обязательно после получения заявления сотрудника.

Сотрудник обязуется уведомить руководителя об изменении персональных данных путем написания письменного заявления, а работодатель издает указ о внесении поправок в документы, где фигурирует ФИО сотрудника.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/dogovor/trudovoj-dop-soglashenie-ob-izmenenii-familii-obrazec.html

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Доп соглашение к трудовому договору об изменении фамилии работодателя

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

4 марта 2021 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика.

И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии.

И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). 2. Копия свидетельства о заключении брака.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.

Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных). 1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии. 1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных. 1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет. 1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2021 года №14-дVIP). 1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования. 1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования. 1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.  Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕк трудовому договору от 12 июля 2021 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2021 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах. 2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции: «ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.

97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации. В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных. 1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных. 1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2021 года №14-дVIP). 1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И. Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ  к трудовому договору от 12 июля 2021 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2021 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции: «Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15. Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике.

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора.

Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора.

А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2011/12/5503

О вашем праве
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: